Jak skutecznie zniechęcić gości i artystów?

Wszyscy lubimy czytać o spektakularnych sukcesach, wielomilionowych zasięgach i owacjach na stojąco. W branży eventowej to jednak nie sukcesy, a błędy bywają najbardziej kosztownymi lekcjami. Czasem, aby zrozumieć, jak zrobić coś dobrze, warto najpierw przyjrzeć się receptom na absolutną katastrofę.

Jeśli marzysz o tym, by Twój koncert, konferencja czy event firmowy stały się legendą – z tych najgorszych powodów – mamy dla Ciebie gotowy instruktaż.

Anty-poradnik (nie)profesjonalnego organizatora eventów

Planowanie, czyli strategia „jakoś to będzie”

Pierwszym krokiem do porażki jest całkowite zignorowanie celu wydarzenia. Po co określać KPI czy grupę docelową? Najlepiej zorganizować elegancki bankiet z muzyką klasyczną dla zespołu programistów, którzy liczyli na luźny hackathon, albo konferencję technologiczną w miejscu, gdzie zasięg LTE jest jedynie miłym wspomnieniem.

Brak jasno określonego celu i profilu uczestnika sprawia, że budżet przecieka przez palce. Jeśli nie wiesz, kogo gościsz, nie dobierzesz odpowiedniego menu, nagłośnienia ani poziomu merytorycznego prelekcji. Efekt? Niezadowoleni sponsorzy i goście, którzy wychodzą w połowie wydarzenia.

Komunikacja, czyli wielka niewiadoma

Najlepiej poinformować o evencie na dwa dni przed terminem – niech przyjdą tylko ci, którzy naprawdę nie mają planów. W trakcie wydarzenia nie używaj żadnych oznaczeń, niech obsługa wzrusza ramionami na pytania o szatnię czy toaletę. Po evencie natomiast zastosuj strategię „ghostingu” – żadnych podziękowań, żadnych materiałów dla mediów, żadnej ankiety satysfakcji.

Brak sprawnej komunikacji na linii organizator–artysta lub organizator–klient biznesowy to przepis na chaos. Nieporozumienia dotyczące godziny soundchecku czy formatu prezentacji potrafią położyć nawet najlepiej zapowiadający się projekt.

Logistyczny tor przeszkód

Chcesz sprawdzić cierpliwość swoich gości? Wybierz lokalizację bez parkingu i bez oznakowania. Niech wejście do sali konferencyjnej przypomina grę typu escape room. W kwestii cateringu postaw na minimalizm – dwie tace kanapek na stu głodnych uczestników i jeden ekspres do kawy to idealny sposób na zbudowanie atmosfery zdrowej rywalizacji w kolejce.

W przypadku koncertów zapomnij o riderze technicznym. Artysta prosi o konkretny model odsłuchu? Przecież „ten stary głośnik z kanciapy” też gra. Brak odpowiedniego zasilania na scenie czy niedostosowanie garderoby to najkrótsza droga do tego, by management artysty wpisał Twoją instytucję na czarną listę.

„Armia cieni”

Zatrudnij do obsługi przypadkowe osoby i nie rób im żadnego briefingu. Niech ochrona będzie najbardziej opryskliwą grupą na evencie, a wolontariusze nie mają pojęcia, gdzie jest szatnia czy wyjście ewakuacyjne. Brak komunikacji wewnątrz zespołu („ja tylko tu sprzątam”) sprawia, że każda, nawet najmniejsza prośba gościa lub artysty staje się problemem nie do rozwiązania.

Obsługa to twarz Twojej marki. Nawet jeśli na scenie wystąpi gwiazda światowego formatu, gość zapamięta niemiłego pana przy wejściu lub chaos w punkcie rejestracji. Dobrze przeszkolony, uśmiechnięty zespół potrafi uratować event nawet w obliczu awarii technicznej.

Porażka przez PowerPoint i brak tlenu

Dobry program to taki, w którym nie ma miejsca na oddech. Zaplanuj pięć godzin prelekcji bez przerwy kawowej. Pozwól prelegentom czytać slajdy zapisane małą czcionką, stojąc tyłem do widowni. Jeśli organizujesz koncert – zadbaj o to, by przerwy techniczne trwały dłużej niż same występy.

Widz, który jest zmęczony, głodny i znudzony, nie zapamięta merytorycznej treści. Zapamięta jedynie ból pleców i marzenie o wyjściu do domu.

Zignorowanie prób technicznych, brak moderatora, który potrafi przerwać zbyt długi wywód, oraz brak „planu B” na wypadek awarii sprzętu to fundamenty eventowej klęski.

„Kto by się przejmował papierami?”

Jeśli chcesz poczuć prawdziwą adrenalinę, zignoruj kwestie prawne. ZAiKS, RODO, zgody na wykorzystanie wizerunku czy ubezpieczenie OC to przecież tylko zbędna biurokracja. Najlepiej też nie podpisywać jasnych umów z artystami – „dogadanie się na telefon” to doskonały sposób na nagłą zmianę stawki w dniu koncertu lub odwołanie występu na godzinę przed startem. W przypadku imprez masowych pominięcie zgód od straży pożarnej czy policji doda wydarzeniu dreszczyku emocji, gdy w samym środku zabawy pojawi się kontrola.

Niedopełnienie formalności to najprostsza droga do kar finansowych, które mogą wielokrotnie przewyższyć zysk z eventu. Profesjonalna organizacja to przede wszystkim bezpieczeństwo prawne i fizyczne uczestników – bez tego nawet najpiękniejszy koncert może skończyć się w sądzie.

Czy da się inaczej?

Organizowanie eventów to balansowanie na linie. Powyższe przykłady, choć brzmią jak przerysowane anegdoty, zdarzają się częściej, niż mogłoby się wydawać. Każdy z tych błędów kosztuje – nie tylko pieniądze, ale przede wszystkim reputację, którą buduje się latami, a traci w jeden wieczór.

Jeśli wolisz, by Twój event był wspominany za profesjonalizm, świetną energię i dopiętą na ostatni guzik logistykę – warto oddać stery tym, którzy potrafią przewidzieć każdy z tych czarnych scenariuszy i skutecznie go wyeliminować.

Chcesz mieć pewność, że Twój kolejny koncert lub konferencja nie trafią do naszego „anty-poradnika”?